Hoy te traigo un nuevo recurso que realmente espero que te sea útil y uses muchísimo: una plantilla descargable gratuita de un mapa de procesos.

La diferencia de este mapa respecto a otros que encontrarás por ahí es que éste está diseñado para que puedas aplicar el enfoque de ciclo de vida en el análisis.

Te valdrá tanto para empezar a trabajar con tu ISO 9001 (o incluso mejor con la ISO 14001), como para diseñar tu proyecto emprendedor sostenible o para empezar a trabajar posibles estrategias de sostenibilidad en tu empresa.

Pero, ¿qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos no es otra cosa que un esquema que permite trabajar y analizar, de forma visual, las diferentes etapas que suceden dentro de un proyecto o empresa.

Cada proceso o etapa es un conjunto estructurado de actividades que transforman «entradas» en «salidas», que serán salidas o entradas de otros procesos.

Me explico mejor con un ejemplo: imagina que el proyecto que vas a mapear es «Preparar el desayuno».

Simplificando lo más posible, en este proyecto suceden tres procesos o etapas: Hacer café, preparar las tostadas y poner la mesa. Imagina cada proceso como un cajón. En el primer cajón (Hacer café) tenemos unas entradas que serán necesarias para poder realizar ese paso como café molido, el filtro del café, leche y azúcar (que serán las materias primas), por un lado. Por otro estará el agua y la energía necesaria para que funcione la cafetera italiana (serán nuestros consumos). Cuando hagamos el café tendremos las siguientes salidas: el café recién hecho y el filtro de café con posos (residuo).

En el proceso siguiente, preparar las tostadas, también tendremos como entradas el pan, la mantequilla y la mermelada, además de la energía eléctrica para la tostadora. Como salida tendremos unas tostadas riquísimas.

Finalmente en el proceso de poner la mesa cogeremos las salidas de los procesos anteriores, el café y las tostadas, que serán ahora las entradas de este proceso y como salida tendremos un maravilloso desayuno listo para ser comido en la mesa.

Lo que se hace en el mapa de procesos es representar gráficamente estas entradas, salidas y procesos, quedando algo parecido a ésto:

mapa de procesos de hacer el desyuno

Ahora ya sabes cómo es mi letra 😉

Evidentemente el ejemplo es muy básico y pese a ello podemos llegar a profundizar muchísimo más, estableciendo subprocesos dentro de esos procesos como dividir el hacer las tostadas en el proceso cortar pan, proceso tostar, proceso untar… Y esos también se podrían dividir aún más. La herramienta nos permite complicarnos tanto o tan poco la vida como queramos y presentar la información con muchísimo detalle o de forma más general. Será decisión nuestra y de lo que queramos conseguir ver con el mapa.

Finalmente lo que tendremos son los procesos ordenados lo más secuencialmente posible y teniendo claras sus entradas y salidas. Es más, lo habitual es indicar en el mapa únicamente los procesos y en otros esquemas las entradas y las salidas, más que nada por claridad visual. En tu caso puedes hacer lo que prefieras.

Enfoque de ciclo de vida

Como te comentaba al principio, la diferencia de este mapa con otros que puedas encontrar radica en que la plantilla está diseñada para que se aplique teniendo en mente el enfoque de ciclo de vida de lo que vayas a analizar.

Este enfoque implica que, a la hora de seleccionar procesos para nuestro mapa tengamos en cuenta todas las 5 fases de ciclo de vida del producto o servicio:

  1. Extracción de materias primas
  2. Fabricación
  3. Embalaje y transporte
  4. Uso
  5. Fin de vida

Te las resumo brevemente a continuación.

Extracción de materias primas: Para la obtención de materias primas es necesario extraerlas de alguna manera a partir de la naturaleza. Cualquier material que se nos ocurra vendrá de sacarlo del suelo, mar o río o de algún ser vivo animal o vegetal (o una combinación de varias de esas cosas). Desde una perspectiva de ciclo de vida siempre tenemos que intentar ir lo más atrás posible y detectar el origen de todo e identificar el método de extracción.

Fabricación: En esta fase es donde las materias primas se transforman en bienes o productos útiles, que pueden formar parte de este mismo u otros procesos de fabricación. Todas las actividades que se realicen en esta etapa tienen que identificarse y será clave valorar sus impactos positivos o negativos.

Embalaje y transporte: Una vez que tenemos nuestro producto o servicio listo es necesario hacerlo llegar a nuestro cliente final. A veces se realizará de forma directa, otras veces pasará por uno o varios distribuidores intermedios. Además, en muchos casos estará embalado de alguna manera que también implicará un consumo de materiales y energía. Ojo, si piensas que tu servicio es online y no hay transporte, considera que para llegar a tu cliente final es necesario la existencia de Internet. No tenemos embalaje, pero sí un consumo energético asociado a ese transporte de información al cliente.

Fase de uso: Aquí es cuando el producto, una vez en manos del cliente es utilizado. Depende de lo que sea podrá ser lavado o enchufado, con los consecuentes consumos e impactos. Los productos considerados «pasivos» en esta fase de uso, son aquellos que no necesitan entradas extra para poder ser utilizados (un libro, por ejemplo, salvo si es en formato ebook).

Fin de vida: El final de vida de un producto o servicio puede ser de lo más variopinto. Dependerá, no sólo de las características en sí del producto, sino también de las posibilidades existentes en el entorno del usuario (así como el interés de éste). Por ejemplo, poco importa si el producto es 100% reciclable si el usuario final no tiene posibilidad de llevarlo a un centro donde sea reciclado (o no quiere) o no existe la tecnología para reciclarlo en el lugar donde vive.

Cómo usar la plantilla del mapa de procesos con enfoque de ciclo de vida

mapa-de-procesos-sin-ciclo-de-vida

El mapa está pensando para que escribas sobre él, pero puedes utilizar postits o pegar imágenes, lo que te ayude más.

En este mapa de procesos podrás ir colocando los diferentes procesos que ocurran con tu producto o servicio en la fase de ciclo de vida que corresponda, pudiendo trabajar así el enfoque de ciclo de vida con tu mapa.

En la parte superior se indican las diferentes fases del ciclo de vida y será debajo de éstas donde coloques cada uno de los procesos.

Además, en el lateral izquierdo del mapa, existe un espacio para indicar los agentes implicados en cada uno de esos procesos que podrá ser desde nombres de proveedores hasta departamentos o personas concretas responsables de ese proceso.

Como primer acercamiento, te recomiendo que empieces por una versión simplificada y no incluyas las entradas y las salidas de cada proceso, pero sí que unas cada proceso con el siguiente y también con su predecesor de forma clara.

Otra recomendación es que aquellos procesos que consideres claves o estratégicos, los escribas de otro color o los marques de alguna manera que destaquen sobre el resto, te ayudará a enfocar lo que estás analizando y detectar los principales puntos sobre los que deberías trabajar tu estrategia sostenible.

Puedes descargar AQUÍ tu mapa de procesos y si tienes alguna duda o quieres hacerme cualquier comentario será más que bienvenido.

Y si te interesa trabajar ésta y otras herramientas, te invito a que te apuntes al Ecobusiness Camp para emprendedores sostenibles.

 

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